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Documentos almacenados en el Ayuntamiento de  Cenicientos (archivo)
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Documentos almacenados en el Ayuntamiento de Cenicientos (archivo) (Foto: MDO)

Una nueva Ley para "proteger" los documentos públicos

sábado 12 de agosto de 2017, 19:24h

La Comunidad de Madrid ha iniciado los trámites para aprobar una nueva Ley de Archivos y Documentos de la región, con la que quiere limitar la externalización de la guardia y custodia de los documentos públicos. Por ello, ha abierto una consulta del Anteproyecto de Ley de Archivos y Documentos donde poder realizar alegaciones.

El consejero de Presidencia y Justicia, Ángel Garrido, relató el pasado 8 de agosto que se han iniciado los trámites para aprobar una nueva Ley de Archivos y Documentos de la región, con la que la Comunidad pretende limitar la externalización de la guardia y custodia de los documentos públicos. Por ello, se ha publicado en el Portal de Transparencia de la Comunidad de Madrid y en el Portal de Participación la memoria del Anteproyecto de Ley, donde queda abierta la consulta pública. En éste último se podrán presentar alegaciones en un plazo de 15 días naturales tras su publicación.

Esto sucede tras el vacío que existe referente a quién es responsable de los Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid. Tras casos de corrupción como la Trama Púnica, donde se han detectado inconsistencias graves -tales como la pérdida de documentación- el Gobierno ha decidido actualizar la ley -que aún expone sanciones en pesetas- y obligar a todas las administraciones a tener una política de protección de archivos.

Una nueva Ley de Archivos y Documentos

La futura ley incluirá la limitación a la hora de externalizar la guardia y custodia de documentos públicos, que quedará restringida a situaciones de urgencia y requerirá, en todo caso, autorización previa de la consejería competente en materia de archivos.

A pesar de su esencial carácter legal y administrativo, los archivos han sido tradicionalmente contemplados en la normativa legal sólo como elementos del patrimonio histórico y cultural, como hacía la Ley 4/1993, de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.

El anteproyecto que presenta la Comunidad de Madrid rompe con esa dinámica y pone el foco en los documentos que producen los organismos públicos y en la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, desde que nacen hasta que son eliminados o bien son seleccionados para su conservación permanente como evidencias fieles para nuestra memoria colectiva.

Máximas garantías de protección para documentos públicos

La protección de los documentos públicos, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, quedará asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo.

Con esta futura ley, los documentos públicos se han de conservar y tratar convenientemente en cuanto que son necesarios para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derechos y permiten escrutar las actuaciones de los administradores y sus responsables, contemplando el derecho de acceso a los archivos vinculado a la legislación sobre transparencia.

Se convertirá en una obligación para todas las administraciones contar con una política de gestión de documentos que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, así como su tratamiento, conservación y servicio, con las limitaciones de acceso que la legislación impone.

Además, se contempla que alcance a todos los documentos, independientemente de su formato, cuidando muy especialmente la gestión de los documentos electrónicos, por los que apuesta decididamente la administración pública a partir de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.

Actividad inspectora e inventario de bienes reconocidos

El Anteproyecto de Ley incrementa la tipificación de faltas que pueden cometerse en la gestión de los documentos públicos y endurece las sanciones para las mismas. También refuerza la capacidad de inspección de la Comunidad de Madrid sobre la gestión de documentos y archivos públicos en su ámbito competencial, dando a los técnicos responsabilizados de la actividad inspectora el carácter de agentes de la autoridad.

Además, se regula la protección del Patrimonio Documental en lo que respecta a los documentos de los organismos públicos y privados, mejorando el régimen de protección de todos ellos a partir de una clara acotación del concepto y de los instrumentos de protección, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

En cuanto a los archivos privados, la futura norma crea un mecanismo para que las entidades que lo soliciten se puedan integrar en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y acceder así a todas las ventajas de la vinculación al sistema archivístico (recursos compartidos, asesoramiento técnico permanente) incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para el desarrollo y difusión de los archivos.

En este último caso, aquellos archivos privados que gocen de subvenciones de la Comunidad de Madrid, deberán garantizar la accesibilidad del público a sus fondos documentales salvo las excepciones amparadas por la legislación.

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