De hecho, la primavera del 2013 fue la fecha que proclamó a Madrid como el segundo destino con más congresos internacionales celebrados, en el ranking elaborado por la prestigiosa International Congress and Convention Asociation (ICCA). De este modo, Madrid adelantó a Barcelona que siempre había estado situada en los primeros puestos. Así mismo, también la adelantó en la organización de ferias Internacionales, gracias a Ifema, donde ese año se realizaron 31, la tercera parte del total de las que celebraron en el país.
Ifema es la institución Ferial de Madrid, es el primer operador de este tipo de actividades de España y uno de los más importantes de Europa. La actividad principal de este organismo es la organización de certámenes comerciales relacionados con los diferentes sectores económicos, así como la gestión de sus espacios e infraestructuras para la organización de toda clase de actividades.
Para poder ser partícipe, tanto de Ifema como de cualquiera de las otras muchas ferias para profesionales que se dan en la capital de España, se debe cumplir con una serie de requisitos previos para que nada pueda fallar y la presentación de la empresa sea el éxito que se persigue:
- Para conocer en profundidad la feria, es conveniente ir en primer lugar como visitante y posteriormente como expositor.
o Como visitante se evaluará si puede resultar interesante y rentable participar en próximas ediciones como expositor. En esta primera visita, ya se puede iniciar los primeros contactos con los proveedores, asistir a demostraciones y ver cómo funcionan, para planificar una propia en el futuro, conocer las tendencias dentro de tu campo de negocio y conocer de primera mano lo que hacen los competidores.
o Como expositor, ofrecerás tus productos directamente al público que está interesado en ellos. Lo puedes utilizar como punto de venta al por menor o para buscar clientes mayoristas, proveedores, empresas de transportes etc. y cerrar negocios, así como para conocer de primera mano, ofreciendo dialogo con los clientes, qué puede mejorar tu producto o tu servicio.
- Como hemos visto, hay multitud de ferias donde participar, por lo que la elección de cuál es la interesante estará a cargo de la empresa, según el objetivo que se haya marcado y también los recursos disponibles destinados al evento. Entre otras cuestiones que se ha de plantear para decidir en qué feria se debe participar, se encuentran:
o Si es nacional o internacional.
o Capacidad del presupuesto.
o Realización de un marketing previo.
o Organización y diseño del stand.
La importancia del Stand para ferias en Madrid
Capítulo aparte merece este último apartado sobre el stand, ya que este será el sostén más importante para la correcta campaña de promoción de la empresa dentro del recinto ferial y es importante tener algunas premisas bien aprendidas.
- Busca empresas de stands en Madrid que cubran las necesidades de la feria a la que vayas a asistir. Que conozcan por experiencia los detalles del recinto y sepan adaptarlos eficientemente, con soltura y rapidez. Que conozcan el medio y sepan cuáles son los elementos mínimos imprescindibles para montar los stands para ferias en Madrid. Que estén así mismo ampliamente capacitadas para el diseño y montaje de stands para ferias en Madrid. Que puedan adaptarse al presupuesto solicitado, que sean capaces de decorar y de adaptar el espacio para algún evento que podamos realizar, como una actuación musical o una cata de alimentos o bebidas, que sean capaces de solucionar problemas si hay que colocar el stand en el exterior, como por ejemplo la colocación de una marquesina o protectores contra el sol, el viento o la lluvia.
- Una vez elegido el stand adaptado a tus necesidades, no olvides inscribirte con tiempo.
- Realiza una buena selección de los productos a exponer.
- Hazte con una buena cantidad de productos de publicidad, cartelería, folletos, regalos, demostraciones, actividades recreativas o tecnológicas, mesas y sillas, tanto para el que vaya a trabajar como para el posible visitante que quiera charlar cómodamente de los productos.
- No lo hagas solo. Si tú eres la empresa a promocionar, consigue ayuda que te proporcione jornadas de descanso. En el stand deberás estar amable y sonriente siempre y el cansancio podría borrar tu espíritu festivo y tu ingenio dando una mala imagen. Tú, o los ayudantes que tengas, sois parte del stand.
- Utilizad uniformes o incluso disfrazaos para llamar la atención. Como poco, deberéis llevar ropa similar.
- Prepara la exposición pronto, que al abrir las puertas, no te pille montando.
- Observa cuál es la sensación, tanto visual como logística, desde fuera, desde el punto de vista del visitante.
- Posiciónate en dependencia de la dirección de llegada del público.
- Habla con todos, jovial y profesionalmente.
- Deja una huella en todos los visitantes, trata de que sea emocional. También es útil que se lleven algo tuyo entre las manos.
- Transmite tu mensaje alto y claro, que se vayan de tu sitio conociendo claramente qué haces allí y qué vendes.
- Pregunta a la persona qué le interesa, y si no es tu campo, búscale igualmente una solución o aconséjale lo mejor que puedas.
- Mantén limpia tu área, antes, durante y después de las horas de atención al público.
Recuerda que el stand es, en ese lugar, tu empresa, tu producto y tu servicio. Eres 100% la marca y, por tanto, debes cuidar de ella hasta el mínimo detalle. Así que léete las normas del evento y cúmplelas, diviértete y contagia la diversión, coopera con los organizadores y haz que tu stand brille con fuerza por encima de la competencia.
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