Gestionar los gastos de tus empleados puede ahorrarte muchísimo tiempo productivo

Los gastos de los empleados son parte del día a día de la empresa, en especial para aquellos que necesitan hacer algún viaje en nombre de la empresa, para concretar un negocio o encargarse de operaciones logísticas. Para esto, es necesario llevar un registro de cada uno de los gastos de los empleados y, gracias a herramientas como easyap.com, puedes ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo que dedicarle a otras áreas más productivas para tu empresa.

Las solicitudes de gasto por parte de los empleados hoy en día pueden ser procesadas en automático, al mismo tiempo que se generan las facturas pertinentes y se tramitan los impuestos correspondientes ante la AEAT (Agencia Tributaria Española), todo con una sola plataforma que agrupa todas las funciones necesarias para mantener al día los ingresos y gastos de tu empresa.

¿Qué beneficios tiene la automatización de los gastos de empleado?

Realizar los trámites pertinentes para la administración de gastos de viajes y representación puede llevar mucho tiempo que podrías dedicar a actividades más productivas. El manejo de hojas de contabilización y la contratación de personal especializado supone, además, un gasto extra que saldrá de los bolsillos de la empresa, por lo que es conveniente tener un servicio que automatice todos estos procesos.

Según este artículo de hotelsur.com, durante 2021 la automatización de la gestión de viajes es mucho más necesaria que nunca, debido al crecimiento de modalidades como el trabajo remoto y a la necesidad de cubrir más gastos una vez terminado el estado de alarma. Cabe destacar que en España desde el 9 de mayo esta medida para frenar la pandemia fue revocada, por lo que muchas de las actividades que impliquen viajes y un mayor gasto en nombre de las empresas por parte de los empleados comenzarán a subir. De esta forma, los propios empleados podrán gestionar sus propias solicitudes de gastos en caso de que ocurran imprevistos y el proceso de financiación se realizaría automáticamente.

¿Cómo aplicar sistemas de gestión de viajes en PYMEs?

Según este artículo publicado en el año 2018 por endered.es para aplicar un sistema de gestión de viajes en una PYME es necesario realizar análisis top-down de los gastos empresariales, analizar los perfiles de empleado, tener acceso a una plataforma que puedas manejar fácilmente desde el teléfono móvil tanto del empleado como del empleador, para que este pueda observar y monitorear cada uno de los registros de la misma. Empleados más contentos con su trabajo, además de la elaboración de un perfil de uso de empleados y la monitorización constante.

Todo esto es necesario, ya que los gastos de los empleados durante sus viajes de negocios pueden llegar a ser significativos y es necesario que una empresa tenga la capacidad suficiente para no solo cubrir dichos gastos, sino también recuperarlos rápidamente. Una PYME debería financiar viajes o gastos de los empleados solo si es con el fin de cerrar un negocio que compense todos los gastos que se produzcan durante ese viaje, y ofrecerles un presupuesto razonable, bien medido. Softwares como easyap pueden ayudar con esta planificación y ahorrarte una gran cantidad de tiempo.