Uno de los departamentos más importantes de una empresa es el de facturación. Y uno de sus principales objetivos debe ser optimizar y mejorar sus procesos. Dichas mejoras afectarán positivamente en el resto de departamentos y ayudará al crecimiento del negocio.
Es un área elemental en la que intervienen cuestiones muy importantes para el buen funcionamiento del negocio: ingresos, gastos, flujo de caja, etc. Por lo tanto, es clave dedicar recursos para optimizar el departamento de facturación y adaptarlo a las necesidades actuales.
Aunque los fundamentos de la gestión empresarial siguen siendo los mismos, hay otros aspectos que han cambiado. Por ejemplo, la digitalización del proceso de facturación.
Por qué digitalizar el proceso de facturación
Cualquier departamento de facturación precisa hacer uso de herramientas para agilizar los procesos. Es lógico buscar la automatización de trabajos repetitivos y evitar hacerlos manualmente. Pero tal y como avanza la tecnología actualmente, hay que ampliar la frecuencia con la que las empresas se actualizan.
Actualmente sobreviven pocas empresas que no hagan uso de procesadores de texto, hojas de cálculo y algún que otro programa de facturación. Pero la especialización marca la diferencia. Existen soluciones más completas en el mercado, como el software de Facturación Quipu, con las que se puede gestionar un negocio desde un solo lugar y te ayudan, por ejemplo, a ver un resumen financiero de tu empresa para tener siempre una imagen real, y poder tomar las mejores decisiones.
Ventajas de la digitalización
Las herramientas “todo en uno” tienen mucha aceptación entre los empresarios que buscan las mejores soluciones para optimizar su departamento de facturación. Por ejemplo, con herramientas digitales de administración se pueden generar facturas automáticamente, lo que reduce el tiempo dedicado a hacerlas manualmente. También se gestionan fácilmente los gastos e ingresos en pocos pasos, incluso desde el teléfono móvil. Y hasta la conciliación bancaria se convierte en una tarea sencilla y rápida.
Las ventajas de usar herramientas de este tipo para gestionar la facturación de la empresa están muy claras:
- Mejor control de las facturas: con las herramientas de gestión empresarial, no se perderá ninguna factura. Estarán categorizadas y ordenadas desde el primer momento.
- Ahorro de tiempo y dinero: con un software de gestión, muchas tareas que antes se realizaban de forma manual, ahora serán cosa de unos pocos clics. De manera que se ahorra mucho tiempo y dinero, porque ya no se necesitan diferentes programas y licencias. Todo se gestiona desde un mismo sitio.
- Datos siempre accesibles: usar un software online y almacenar los documentos y las bases de datos en la nube facilita el acceso desde cualquier sitio y dispositivo, evitando pérdidas o eliminación de archivos por problemas técnicos.
El sector empresarial es cada vez más competitivo. Por eso es preciso adaptarse a los avances tecnológicos. Eso implica empezar por la digitalización de las empresas. Y, en concreto, el departamento de facturación se ve muy beneficiado del uso de herramientas y software específico. Si los empleados y responsables de facturación siguieran realizando su trabajo en documentos de excel o se guardan en ordenadores personales, se estaría impidiendo a la empresa progresar y estar a la altura de la competencia.
