La competencia empresarial es cada vez mayor. La eliminación de barreras geográficas y la digitalización de la economía, junto con la expansión de los grandes grupos empresariales por todo el mundo, están haciendo que las pequeñas y medianas empresas tengan cada vez un poco más complicado poder competir en igualdad de condiciones. Con menos recursos, tanto económicos como humanos, las pymes tienen la necesidad de mejorar lo máximo posible la eficiencia y gestión de cada uno de sus recursos.
Conseguir el mejor rendimiento solo será posible con la tecnología y la digitalización. Mediante la implementación de un Software de Gestión Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés), las organizaciones pueden conseguir ese plus tan necesario a la hora de mejorar su operativa diaria y sentar las bases para un crecimiento sólido y sostenible.
A pesar de ello, aún son muchos los propietarios de negocios que desconocen el valor que la instalación de un ERP, como los programas para hacer facturas a los autónomos, puede generar a sus organizaciones y a sus trabajadores. Al respecto, un estudio de la Asociación de Pequeñas Empresas reveló que las organizaciones que implementan un ERP pueden ver una mejora del 20% en la eficiencia operativa. Sin embargo, como hemos dicho, muchos todavía se preguntan si apostar por un ERP es un gasto o una inversión. ¿Quieres resolver tus dudas? Sigue leyendo, y te explicamos todo sobre cómo la tecnología puede ayudar a las organizaciones y autónomos, independientemente de su facturación y sector, a ser más eficientes y competitivos.
¿Qué es un ERP y por qué es relevante?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) o Software de Gestión Empresarial es un sistema que integra y gestiona los procesos esenciales de una empresa en una única plataforma. Gracias a este tipo de programas o plataformas, cualquier organización puede tener todas las áreas de tu negocio - finanzas, recursos humanos, ventas, producción - trabajando en perfecta sincronía bajo un mismo techo digital.
Un ERP tiene la peculiaridad de que trabaja de forma holística e integral, lo que hace que los beneficios se maximicen. Unifica los procesos y centraliza la información, eliminando silos de datos y mejorando la comunicación interna. De este modo, se produce una mejora en la eficiencia y productividad, ya que los empleados pueden acceder fácilmente a la información que necesitan.
Además, un ERP facilita la toma de decisiones al proporcionar datos en tiempo real y análisis detallados. Esto es especialmente valioso para las pymes, que a menudo carecen de recursos para realizar análisis profundos o auditorías que les ayuden a mejorar. Con estos sistemas, pueden acceder a esta información a unos costes muy reducidos.
Además, estos sistemas ofrecen escalabilidad, permitiendo a los usuarios de estos ERP crecer sin la necesidad de cambiar completamente su infraestructura de software. Un ejemplo común puede ser el del autónomo unipersonal que, después de estar usando un software de gestión para los autónomos en su día a día, sigue usando la misma solución cuando decide constituir una empresa y contratar a trabajadores.
Desafíos a la hora de implementar un ERP
Automatización de procesos, mejora de la eficiencia operativa y reducción de tiempo en tareas mecánicas y repetitivas, incremento de la productividad laboral… Son muchos los beneficios que tiene el uso de estas herramientas digitales. Sin embargo, implantarlas también conlleva desafíos que hay que analizar para incrementar la competitividad de las organizaciones.
Estos retos no son pocos. Por un lado, las empresas, sobre todo las pymes, a menudo luchan con la gestión de información dispersa, donde datos cruciales se encuentran en diferentes sistemas o incluso en hojas de cálculo aisladas, dificultades para escalar o llevar un adecuado control de costes y presupuestos.
Además, muchos de estos desafíos de implementación están más relacionados con las personas que por los requisitos o problemas técnicos. De ahí la importancia de formar a la plantilla y hacerles ver que un Software de Gestión Empresarial les va a liberar de tareas de poco valor y aumentar su rendimiento.
Sin ir más lejos, los programas para hacer facturas integrados en un ERP reducen drásticamente el tiempo dedicado a la facturación. Si están integrados en un programa de contabilidad, minimizan también el tiempo a la hora de llevar la gestión financiera de toda la organización al posibilitar el cálculo de los modelos de IVA automáticamente.
Para no equivocarse en la elección del ERP y en la implementación de las soluciones, es preciso no acelerarse en la decisión. Una vez que el profesional tiene claro que un ERP es una inversión necesaria y uno un lujo, debe considerar factores como la escalabilidad, la facilidad de uso y la integración con sistemas existentes.
Para ello, hay que realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa antes de elegir un ERP e intentar detallar cuáles son sus objetivos en el futuro para elegir una herramienta digital que pueda crecer junto con la organización.
Por ello, si estás pensando en dar el salto a un ERP, comienza por evaluar tus necesidades específicas y explora las diferentes opciones que ofrece el mercado como las de Cegid. Y recuerda que un software de gestión empresarial debe ser un catalizador para hacer crecer tu negocio.
