La digitalización se está consolidando cada vez más en el entorno empresarial, y este año hay importantes novedades que las empresas deben tener en cuenta. Hablamos, concretamente, de la facturación electrónica obligatoria y del registro horario digital. Ante la inminente entrada en vigor, según lo previsto, de ambas normativas, es importante saber cómo adecuarse a ellas e implementarlas en el día a día empresarial.
Para ayudarte, en este artículo explicamos todos los pasos que deberás seguir para emitir facturas electrónicas y para registrar el horario de tus trabajadores de forma digital.
Requisitos para tramitar facturas electrónicas
Si necesitas enviar una factura electrónica para autónomos y Pymes, o para cualquier empresa o administración pública, esta deberá ser electrónica.
En el caso de las empresas que estén sujetas al Impuesto de Sociedades, la facturación electrónica será obligatoria a partir del 1 de enero de 2026. Para los autónomos y Pymes, el plazo empezará a partir del 1 de julio de 2026.
Ahora bien, ¿cómo deben las empresas y autónomos emitir sus facturas a partir de entonces?
- Revisa el formato de la factura. Ya no será válido enviar un PDF o una factura en papel, sino que deberán tener un formato estructurado válido, como XML o UBL.
- Comprueba que contenga toda la información exigida, incluyendo el estado de las facturas. La factura deberá llevar, además, un código QR donde se registren todos los datos.
- A la hora de enviar la factura, no será válido hacerlo a través de un correo electrónico, sino que deberá enviarse mediante una plataforma digital certificada para la tramitación de facturas.
Posteriormente, tendrás que conservar todas las facturas electrónicas durante, al menos, cuatro años.
Cómo cumplir con el fichaje digital
La segunda gran novedad que se introducirá, previsiblemente, durante los próximos meses, es el control horario digital obligatorio. Tras haberse aprobado en Consejo de Ministros el proyecto de ley de reducción de jornada laboral, ahora debe aprobarse en el Congreso.
A partir de entonces, las empresas deberán llevar a cabo el registro horario de sus trabajadores por vía digital. Y, lejos de plasmarse en un simple Excel, este deberá recogerse en plataformas digitales certificadas, que cumplan con los requisitos establecidos:
- Se debe contemplar el registro de entrada y salida de cada trabajador, así como el tiempo dedicado a descansos.
- La información debe ser inalterable, lo que invalida el uso de herramientas como Excel.
- Debe ser accesible por parte de la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
- Los datos se deben conservar durante, al menos, cuatro años.
- La herramienta certificada que se utilice debe ser válida, también, para el teletrabajo.
Entonces, ¿qué pasos debo seguir para cumplir con la normativa de fichaje digital?
- Escoge un programa que permita implementar el registro horario con todas las nuevas condiciones exigidas, como Cegid Visualtime.
- Elabora un manual de uso sencillo y compártelo con todos los trabajadores, para que tengan claro cómo utilizar adecuadamente la herramienta.
- Sé claro y transparente con ellos, indicando que el registro horario digital no solo es una exigencia legal, sino también una garantía de sus propios derechos laborales.
- Genera los informes necesarios y comprueba que sean accesibles a la administración.
Tanto si necesitas cumplir con la normativa de facturación electrónica como con la de fichaje digital, en Cegid podemos ayudarte para simplificar tus gestiones y trámites siempre de acuerdo a la ley. De esta forma, no tendrás que preocuparte por las consecuencias negativas de no hacerlo y podrás centrarte en lo que realmente importa, tu negocio.
