Cuidar la imagen de una empresa en todas sus esferas es uno de los propósitos que debería marcarse cualquier autónomo que decide emprender. En ese sentido, el estado del local u oficina, sea abierto al público o no, tiene que estar entre las prioridades a tener muy en cuenta.
Los datos apoyan esta afirmación: la mayor parte de los proyectos que comienzan en España dedican un alto porcentaje de la inversión inicial a realizar una reforma en un local, tal y como nos comentan desde la empresa de reformas de oficina, Iberdeco. Y también acometen nuevas actuaciones en un plazo no superior a 10 años.
Estas actuaciones apuntan desde la compañía madrileña, pueden contabilizarse como un gasto de cara a ajustar el balance de la empresa. Sin embargo, son muchos los autónomos que desconocen cómo registrar este tipo de pagos, debido a que no suelen formar parte de la actividad propia que desarrollan.
La reforma es parte de la actividad profesional
Lo primero que hay que tener en cuenta es que la reforma del local es una necesidad de la empresa y que, por tanto, sí que puede ser contabilizada como un gasto.
Modernizar las instalaciones, modificar los espacios para adecuarlos a la actividad, adaptar la zona dedicada al descanso de los empleados… cualquiera de las mejoras que se haga en la oficina se puede deducir en las declaraciones fiscales que se hacen.
Ahora bien, ¿las reformas se consideran gastos corrientes dentro del año o son más bien parte de ese movilizado que se puede amortizar en ejercicios sucesivos?
La respuesta dependerá del tipo de propiedad sobre la que se realice dicha reforma y de la naturaleza de la obra. En ese sentido, la clave será si la obra se realiza en un espacio propiedad del autónomo o empresa o si, por el contrario, se trata de unas instalaciones alquiladas a un tercero.
Reformas en propiedades de alquiler
La mayor parte de las empresas españolas tienen su sede localizada en propiedades alquiladas a terceros. En estos casos, las inversiones realizadas por la empresa que utiliza el espacio se quedarán allí una vez que se abandone el local y, por tanto, se deben tratar como material inmovilizado.
¿Qué quiere decir esto? Que la empresa deberá amortizar año a año el gasto realizado, siempre en función de cuánto dura el contrato de alquiler. Al final del mismo, se habrá tenido que llevar a cabo una amortización total de la inversión.
Esta fórmula está sujeta a ciertas condiciones. Por ejemplo, no se puede deducir la reforma bajo esta fórmula en contratos de leasing, el gasto lo tiene que hacer directamente el arrendatario y las inversiones tienen que estar completamente vinculadas al espacio de manera permanente.
Reformas en propiedades adquiridas
Las personas que hacen reformas de sus oficinas o espacios de trabajo en inmuebles de su propiedad deben valorar cuál es la naturaleza del trabajo realizado a la hora de registrarlo en sus cuentas.
Si se trata de la reparación de una avería, una reforma necesaria o cualquier mejora funcional, se podrá tratar como un gasto corriente y, por tanto, liquidarlo en la declaración del mismo año en su totalidad.
Sin embargo, la normativa de registro y valoración del plan general, en la que se basa esta situación, establece dos excepciones. No se podrá considerar gasto anual la reforma en estos casos:
- La reforma se hace antes de que las oficinas o espacio de trabajo sea considerado como tal.
- Aquellas reformas que sirvan para aumentar la productividad o la vida útil del espacio de cara a la empresa.
En estos dos escenarios, se tratará de una inversión que deberá ser amortizada en ese año y los siguientes de forma proporcional.
Teniendo esto en mente, los emprendedores autónomos y las empresas pueden ir jugando con sus cuentas anuales a la hora de hacer inversiones en los espacios para que estos contribuyan a reducir el pago de impuestos, a la vez que mejoran sus oficinas.
