7 consejos clave para que tus procesos de contabilidad sean más efectivos

El proceso de contabilidad dentro de cualquier empresa es un tema al que debes prestar mucha atención. Tanto si eres una pyme como si formas parte del sector de los autónomos sabrás que la contabilidad en general es algo que se debe llevar al día y que, por desgracia, nos quita muchísimas horas de trabajo.

Como sabemos que se trata de un problema común hoy venimos a recomendaros algunas de las claves para que tus procesos de contabilidad no vuelvan a ser tediosos y complejos: hacerte con un programa que elabora tus facturas más rapido, organizar tu calendario o informarte sobre cuál es el mejor tipo de factura que le conviene a tu negocio son algunos de los consejos que podrás descubrir si sigues leyendo con nosotros. ¡Empezamos!

Haz una auditoría de procesos de contabilidad

Si quieres saber en qué fallan tus procesos de contabilidad o en qué sentido se podrían mejorar, lo mejor es que encargues una auditoría a tu plantilla o contrates a una empresa o un freelance especializado en el tema. Saber cuáles son tus puntos débiles y fuertes en este sentido te ayudará a tomar decisiones estratégicas que corregirán los errores y potenciarán los aciertos.

En este tipo de auditorías se deben controlar todos los aspectos que tienen que ver con la facturación y la contabilidad de tu empresa, desde los que son decisivos hasta los que intervienen de forma puntual. Solo de esta manera podremos tener una visión integral y real de la situación del negocio.

Crea un calendario mensual

El siguiente paso que podemos dar para mejorar nuestros procesos de contabilidad es crear un calendario mensual con todo tipo de anotaciones y citas que no debamos olvidar. Además de añadir las diferentes necesidades personalizadas de cada mes, tendremos que tener un calendario con aquellos aspectos fijos que debamos resolver todos los meses.

Hoy en día existen muchísimas herramientas que nos pueden ayudar en este sentido, para enviarnos recordatorios o marcar como hechas las tareas de cada uno de los días. Contar con un calendario bien estructurado es imprescindible para minimizar los errores y evitar equivocarnos con los plazos o los compromisos.

Un tipo de factura para cada negocio

Aunque muchas personas no conocen este dato, lo cierto es que dentro de la legislación de nuestro país se recogen varios tipos de facturas que se pueden utilizar dependiendo del tipo de negocio. Actualmente, las facturas que más se utilizan son las electrónicas, ya que permiten tenerlo todo en nuestros dispositivos móviles y ordenadores para poder utilizarlas en cualquier momento. De todas formas, existen varios tipos más de facturas (completas, recapitulativas, simplificadas…), es cuestión de que te informes sobre cuál utilizar en cada momento para optimizar también así tus procesos de contabilidad.

Facilidad a la hora de gestionar facturas

Otro aspecto muy común a cualquier proceso de contabilidad en el que hay que tener especial cuidado es la forma en la que almacenamos y gestionamos nuestras facturas. El orden y la forma de almacenamiento de este tipo de documentos es esencial para que, a la hora de gestionarlas, podamos hacerlo de manera rápida y sencilla. La mejor opción es titular todas las facturas con una fecha y un atributo y guardarlas en carpetas también por fecha y con descripción. De esta manera, solo nos hará falta buscar una palabra clave o una fecha concreta para tener acceso directo a cualquier documento contable.

Forma a tu plantilla

Un requisito imprescindible para mantener optimizados los procesos de contabilidad de una empresa es formar a todos los trabajadores y, en especial, a todo el departamento de contabilidad, facturación y finanzas. Con una formación especializada y enfocada en optimizar los procesos del negocio los trabajadores tendrán muchísimas más herramientas para solucionar problemas, además de tener muchos más conocimientos técnicos aplicados a la realidad y a las necesidades concretas del negocio.

Formar a una plantilla es, probablemente, uno de los aspectos más importantes de mejorar los procesos de contabilidad en una empresa. Hay que tener en cuenta que, finalmente, ellos son los que trabajan cada día para sacar adelante el trabajo. Si logramos que se impliquen en el proceso, veremos como se encuentran muchísimas más ideas para mejorar el proyecto.

Confía en un software de calidad

Hay que tener claro que debemos aprovechar todas y cada una de las oportunidades que nos brinde la tecnología y la innovación para mejorar procesos y conseguir resultados de una forma más efectiva. Es por esto que debes preocuparte por conseguir un software de gestión de contabilidad de calidad y que incluya un buen soporte de ayuda.

Utilizar este tipo de herramientas nos permitirá ahorrar muchísimo tiempo y esfuerzo, además de ofrecernos una visión más dinámica y fácil de usar de todo el panel de contabilidad de una empresa.

Organiza la comunicación interna y externa

Finalmente, uno de los aspectos complementarios más relacionados con los procesos de contabilidad es la comunicación interna y externa. Toda la gestión de las cuentas de una empresa requiere un contacto constante con proveedores, clientes e, incluso, los distintos departamentos del negocio. Por este motivo, es muy importante organizar la comunicación interna y externa de la empresa, delimitar las responsabilidades de cada uno y establecer cuáles serán sus roles de cara a las posibles comunicaciones que se puedan dar.