El contexto legislativo español ofrece protocolos muy estrictos en cuanto al modo en el que empresas, organismos y particulares tienen que almacenar y deshacerse de información sensible de terceras personas.
Las empresas que por cualquier motivo tienen que abordar la Destrucción confidencial de documentos en Madrid saben que no basta con tirar facturas, informes médicos o registros de clientes a la basura.
Tampoco es suficiente pasar previamente los archivos por una destructora de papel. La ley, aprobada en 2018, prevé sanciones de hasta 600.000 euros para empresas que no cumplan con las más estrictas normas para eliminar cierto tipo de documentación repleta de información sensible.
Esto hace que la opción de contar con una Empresa de destrucción de documentos sea la mejor decisión que se puede tomar en estos casos.
Estas compañías no solo cuentan con los conocimientos y las estructuras adecuadas para destruir este papeleo, sino que también ofrecen a sus clientes certificados que demuestran que el proceso se ha llevado a cabo conforme a la legalidad.
La empresa Beck, especializada en este tipo de trabajos, destacan qué tipo de documentos deben ser tratados con especial atención por las empresas a la hora de destruirlos:
Documentos con datos especialmente protegidos
Las normativas españolas relativas a la protección de información identifican una serie de datos como especialmente protegidos.
Estos se listan en el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos y son los siguientes:
- Raza o etnia
- Creencias o ideas políticas
- Pertenencia a sindicatos
- Datos genéticos
- Datos biométricos
- Datos relacionados con la salud
- Datos relacionados con la vida sexual o la orientación sexual
Cualquier documento que contenga al menos uno de estos datos vinculados a otros que puedan identificar a la persona (nombre, DNI, número de pasaporte, etc.) tendrá que ser tratado con la máxima eficacia.
Para ello, lo mejor es confiar esos documentos físicos o digitales a una empresa especializada, que garantice la protección de datos propios y ajenos una vez que estos dejan de ser útiles.
Otro tipo de datos personales
Por supuesto, cualquier dato identificativo también es considerado como información protegida. En este bloque entran especialmente las fotocopias o en número del DNI o el pasaporte, el número de teléfono, el correo electrónico, etc.
Esto incluye toda la información que se ha recopilado debido a la actividad profesional (presupuestos, facturas, permisos de domiciliación, nóminas…), pero también otros que no se han solicitado o derivado de la actividad.
En este último grupo entran los currículos, las solicitudes de empleo, las cartas de quejas o de agradecimiento y cualquier otro papel o email que contenga alguno de los datos indicados anteriormente.
Datos que ya han cumplido su función
¿Cuándo es el momento de destruir estos documentos con información protegida? La normativa dice que todo este papeleo debe ser eliminado siguiendo los protocolos de seguridad una vez que dicha documentación haya cumplido su función.
No existe, por tanto, una respuesta única para esta pregunta. Sin embargo, empresas como Beck conocen a detalle cómo funciona la LOPD y pueden asesorar a sus clientes sobre qué documentos deben permanecer todavía en la sede de la compañía y cuáles pueden ser eliminados debidamente.
De esta manera, las empresas españolas se aseguran de estar cumpliendo correctamente con la ley y, lo que es más importante, protegiendo la información confidencial de sus clientes, socios y proveedores.
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