www.madridiario.es

Cuentas de viaje: la mejor fórmula para que las empresas centralicen en una sola cuenta los viajes de sus directivos y empleados

Por MDO
miércoles 21 de febrero de 2018, 10:03h

Los viajes de negocio y los eventos de empresa constituyen un punto clave y estratégico para cualquier organización. Representan una ocasión clara para hacer marca, crear una mayor vinculación con la clientela o incrementar la identidad corporativa entre la plantilla de la empresa. Pero también generan costes y, sobre todo, engorrosos trámites administrativos de pago y control de lo gastado. Sin embargo, las nuevas tecnologías han permitido soluciones centralizadas y novedosas, como la que ofrece el servicio Travel Account de Diners Club Spain, una cuenta centralizada y una tarjeta de crédito virtual sin plástico, un método innovador para una gestión sencilla de los viajes de negocios.

Cuentas de viaje: la mejor fórmula para que las empresas centralicen en una sola cuenta los viajes de sus directivos y empleados
(Foto: (Pixabay))

Turismo de negocios en España

En 2018, las tendencias en los viajes de negocios y en el sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) las marca ya la tecnología. Los datos confirman que el turismo de negocios y eventos crece de manera exponencial a nivel mundial, y España se encuentra en el Top 5 en lo que a destinos para reuniones y eventos se refiere, según el último ranking publicado por la International Congress and Convention Association (ICCA). Estados Unidos ocupa la primera posición, seguido por Alemania, Reino Unido y Francia. España aparece en quinta posición, seguida por Italia.

Nuestro país recibe anualmente más de 4,31 millones de turistas por motivos de negocios, el 6,6% del total y con un aumento anual de aproximadamente el 6%. El turismo de negocios tiene un impacto económico de más de 4.400 millones de euros. De esa cifra, un 31% corresponde a la facturación de las empresas dedicadas a la organización de congresos y el 69% restante al volumen generado por otros sectores implicados, según datos del estudio El Turismo de Negocios en España 2015, elaborado por The Ostelea Business School of Tourism & Hospitality.

Esos datos demuestran que este sector está en auge y cómo aumenta el gasto empresarial de manera proporcional al crecimiento de los viajes business, o, lo que es lo mismo, los pagos empresariales por la asistencia a eventos de todo tipo.

Pese a esos datos, también es verdad que en España el gasto en turismo de negocios, tan floreciente en los ejercicios de 2014 y 2015, ha caído ahora hasta la 14ª posición, pero hay un margen de mejora que, de cubrirse, sería un reflejo claro de la influencia del país en la economía mundial. Y es aquí donde entran las nuevas tecnologías para facilitar el pago y los controles por todo tipo de viajes de negocio, cuya gestión resulta a veces engorrosa.

Cuentas de gastos centralizadas

Numerosas empresas continúan aún inclinándose hacia el pago en efectivo, con la gestión manual que implica por parte del empleado y del departamento de administración. Pero resulta obvio que viajar con dinero en efectivo y almacenar tickets para el control de gastos no es lo más cómodo ni acertado en el siglo XXI: Las innovaciones tecnológicas en este campo aparecen casi a diario, dispuestas a hacer el mundo empresarial mucho más fácil. Y, en lo que a los viajes de empresa se refiere, el margen de implantación de estas mejoras tecnológicas es muy amplio.

Una buena noticia para empresas es que, junto al pago en efectivo o el uso de tarjetas corporativas, ya existen otras innovadoras soluciones de pago sin emisión de plástico que consiguen que la parte más ardua de un viaje, la gestión y el control de gastos, sea mucho más sencilla. Una de esas soluciones son sistemas que permiten integrar todos los pagos y gestiones que lleva consigo un viaje de empresa y que se tramitan a través de una agencia de viajes antes de iniciarlo.

Se trata, en realidad, de tarjetas con beneficios tanto para agencias de viajes como para las empresas que las contratan, como la mencionada anteriormente que está vinculada a Diners Club Spain, la Travel Account. El mecanismo de este tipo de tarjetas virtuales asociadas a una cuenta de viaje es sencillo: la tarjeta se deposita en la agencia y a través de la misma se canaliza el gasto. Las ventajas principales son las amplias coberturas en los seguros de accidentes y asistencia en viaje, la gestión fácil y centralizada de la información, un servicio de conciliación que permite contrastar y verificar los gastos del establecimiento frente a la factura de la agencia de viajes y un servicio experto y personalizado a la empresa, o al cliente en general, a través de un gestor comercial para su asesoramiento y optimización de procesos.

Los sistemas como el de Travel Account se presentan hoy por hoy como una de las soluciones más cómodas para pagar todos los gastos de viaje de los empleados de forma centralizada. Como cada empresa es diferente y tiene necesidades individuales, es importante elegir el producto que se ajuste más a las características de la compañía y hacer comparaciones entre la multitud de ofertas.

Otra buena noticia para las empresas con una alta frecuencia de viajes es de portal de gestión de los gastos de viaje de negocios que ofrecen las Travel Accounts. Esta herramienta ofrece a las empresas la información detallada de todos los pagos y hasta múltiples variantes de clasificación de la misma, por ejemplo por centro de coste y número de empleados o por el número de proyecto por el que se viaja. Además, permite estructurar el estado de la cuenta de una forma personalizada, estableciendo un orden por categoría o creando subtotales.

Ya sea a través de portales, cuentas centralizadas u otras herramientas, la tecnología ofrece a las empresas una gran variedad de soluciones para facilitar la administración de sus viajes de negocios. A través de estas tools tecnológicos, las agencias de viajes también pueden asegurar y simplificar su trabajo y de esta manera aprovechar de forma eficaz su posición en un sector en auge.
¿Te ha parecido interesante esta noticia?    Si (0)    No(0)

+

0 comentarios