Las pequeñas y medianas empresas hacen bien en implementar un ERP (Planificación de Recursos Empresariales), un sistema informático que centraliza en una plataforma única diferentes procesos y departamentos de una organización, con una consecuente mejora en la productividad y la eficiencia.
No obstante, no siempre se sabe exactamente qué características y funciones priorizar al elegir un software de este tipo. Para hacerlo más sencillo, los siguientes consejos indican qué tomar en cuenta.
Para una pyme es fundamental que las herramientas informáticas con las que cuente se adapten a su ritmo de crecimiento. A medida que la empresa crece, necesita que los sistemas evolucionen junto a ella sin que hagan falta cambios drásticos en la infraestructura. Afortunadamente, un software ERP para pymes moderno se compone de diferentes módulos que pueden activarse o desactivarse de acuerdo con las necesidades de la empresa. Es decir, se pueden incorporar nuevas funcionalidades sin tener que instalar un sistema nuevo.
Si la pyme maneja un inventario, necesita un ERP que incluya módulos de gestión que faciliten la monitorización de stock, pedidos y envíos. Esto es esencial para evitar tener muchos productos almacenados, mejorar la eficiencia en la cadena de suministro, reducir costes y optimizar los recursos.
Una característica interesante de muchos sistemas ERP es que se pueden configurar para el envío de notificaciones automáticas cuando el inventario esté por debajo del nivel óptimo, de manera que se puedan reponer los productos en el momento adecuado y no perder ventas por falta de stock.
Una de las cosas que se deben buscar en un ERP es que tenga la capacidad de simplificar la gestión financiera de las empresas, puesto que la contabilidad es un área que normalmente consume gran cantidad de tiempo y recursos. Por lo tanto, un ERP eficiente debe tener funciones que automaticen los procesos financieros, entre ellos, la emisión de facturas, el control de gastos y la gestión de nóminas.
El hecho de que la contabilidad se maneje con un ERP es ventajoso porque reduce los errores humanos y permite tener acceso a la información en tiempo real, lo que a su vez es clave para la toma de decisiones.
Por lo general, las pequeñas y medianas empresas ya utilizan otros software, por ejemplo, un sistema de venta o un CRM. Al implementar un ERP, es ideal que este se integre a lo que ya existe, para que se pueda tener una visión unificada de toda la empresa. Por lo tanto, el ERP a elegir debe ser compatible con otras plataformas para conectarse a ellas sin problemas.
Otro factor que se debe tomar en cuenta es la capacidad de personalización, es decir, que se le puedan hacer ajustes según el sector al que pertenezca la empresa y sus procesos específicos, porque hay que recordar que no todas las pymes tienen las mismas necesidades.
Un ERP es útil en la medida en que los usuarios puedan utilizarlo, para esto, debe ser accesible, intuitivo y estar diseñado pensando en que quienes lo usarán serán personas que, en su mayoría, no tienen conocimientos avanzados de tecnología, y que no tengan que atravesar una curva de aprendizaje muy pronunciada.
Además, es fundamental que el soporte técnico sea de calidad y que esté disponible la mayor parte del tiempo para resolver problemas o dudas que surjan en la implementación y el uso diario del sistema, para así evitar interrupciones y asegurar su funcionamiento continuo.
Un aspecto que no puede pasar por alto ninguna pyme es el nivel de protección que ofrece el ERP, ya que este programa almacena información sensible sobre las finanzas, clientes y operaciones de la empresa.
Entre las características de seguridad con las que debe contar este software están la encriptación de datos, el control de acceso y la capacidad de realizar copias de seguridad automáticas, para garantizar la integridad de la información y protegerla de usuarios no autorizados.