Pese a que los diferentes gobiernos dan años para que las empresas se adapten a los cambios normativos, lo cierto es que no siempre lo hacen a tiempo.
Esto es lo que ha pasado con el control horario (aprobado ya en 2019) y con la factura electrónica, que será obligatoria a partir del año que viene para todos los autónomos y las empresas.
Un cambio que viene en unos meses es el de la obligatoriedad de facturar de manera electrónica. Se acaban así las facturas en papel o en Excel, muy habituales entre pymes y autónomos. Es importante que estas empresas conozcan el mejor software de facturación, puesto que lo van a tener que usar a diario en unos meses.
Además, esto viene acompañado del software VeriFactu, con el cual Hacienda quiere acabar con el fraude fiscal. La fecha límite para adaptar el software de facturación es el 1 de julio de 2025.
En ese día, todas las empresas deben usar un sistema de facturación electrónica verificable, el cual va a tener la posibilidad de enviar las facturas a Hacienda en tiempo real, todo ello con una serie de registros que serán obligatorios.
Otra normativa que muchas empresas no cumplen, pese a que entró en vigor en 2019, es la del control horario obligatorio (lo que se conoce como fichar).
Hay compañías que sí que lo han implementado, pero lo han llevado a cabo de forma errónea. De hecho, la ley prohíbe que el control horario se haga en papel o que se usen sistemas biométricos como el conocido escáner de huellas.
De este modo, lo mejor es emplear programas de control horario como Stel Tempo o Kenjo, aunque hay muchos más con los que se cumple la normativa y se pueden obtener informes que se integran con los ERP.
Como vemos, existe software especializado para todas las necesidades de la empresa, pero lo cierto es que en muchas ocasiones lo mejor no es tener los datos repartidos y sin posibilidad de cruzarlos.
Es aquí donde entran los programas de gestión más utilizados, como STEL Order, el archiconocido SAP, ODO o incluso Notion.
La idea es que todo esté integrado en un mismo programa, ahora en la nube, de manera que los empleados no deban saltar de uno a otro.
Los datos de la empresa están accesibles desde la misma pantalla, se pueden automatizar muchas tareas y se generan informes con un solo clic cruzando una enorme cantidad de datos.
Por ejemplo, desde STEL Order se pueden gestionar las facturas y los presupuestos, hacer el seguimiento de los clientes, gestionar el stock, las incidencias y llevar a cabo el control horario.
Todo ello se hace cumpliendo de forma escrupulosa la ley, de manera que las empresas se ahorran sanciones que pueden ser muy cuantiosas. También se despreocupan de aspectos legales, puesto que, si hay algún cambio, el mismo software se actualiza solo.