Una de las problemáticas que existía a la hora de hacer esta transición de forma más rápida, era la de la firma documentos. Tenemos que tener en cuenta que las empresas necesitan que sus contratos y documentos en general, en muchas ocasiones sean firmados para que tengan validez legal. Hoy en día, gracias a plataformas como Firma Documentos se puede utilizar la firma digital como una forma perfectamente válida y legal, a nivel administrativo, jurídico y a nivel legal en general, para firmar todo tipo de documentos.
Esta imparable revolución, totalmente favorable para el mundo de la empresa, hace que la mejora en la gestión documental para las pymes sea realmente significativa, ya que evitamos tener que manipular papel en general, realizar las copias, imprimir los documentos y tener que transportarlos, en definitiva, se mejora y se optimiza el rendimiento de empresas de todo tipo de tamaños. Tenemos que tener en cuenta que la aministración de estos documentos en grandes empresas es, en ocasiones, un auténtico problema, ya que se terminan por generar muchísimos documentos que además hay que almacenar de forma correcta por lo que tenemos que destinar un espacio de archivo para poder tenerlo todo bien organizado.
Ventajas que mejoran la competitividad de las empresas
La firma de documentos de forma digital es crucial para las empresas. Se trata de una importante herramienta para mejorar la competitividad de las empresas en áreas que resultan clave para cualquier negocio. Por un lado, permite el ahorro significativo de recursos económicos. La inversión que las empresas tienen que hacer tanto en tinta para la impresora y para los equipos de reprografía en general, la inversión que hacen en papel, por otro lado los sistemas de almacenamiento, así como el espacio de almacenamiento, además de los grandes costes en el envío y la recepción de cartas que contegan documentos se reducen drásticamente al utilizar la firma digital.
Ya no es necesario tener en papel los documentos firmados, sino que se pueden almacenar de forma digital, perfectamente organizados y listos para ser recuperados para su revisión en cualquier momento. De esta forma se pueden destinar recursos que anteriormente se asignaban a la compra de material, para nuevas áreas que permitan crecer.
Tecnología de última generación para la firma digital
Gracias a plataformas como Firma Documentos se pueden usar sistemas muy sencillos. Se envía el documento a través de la plataforma, el usuario que va a firmar recibe un código por SMS o email que introduce en una app, se carga el documento, se firma, se envía y listo. El documento ha quedado firmado de forma totalmente legal y segura, contando además con un documento adicional de trazabilidad que permite certificar que el documento no se ha modificado en ningún momento. De esta forma se garantiza la total movilidad para poder firmar desde cualquier parte de forma segura y garantizando la sostenibilidad de todo el proceso al evitar gasto innecesario de tinta y papel.