27 de noviembre de 2020, 19:11:18
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Edición colaborativa en la nube


La nube es un concepto que utilizamos para indicar la localización fuera de nuestros propios dispositivos, pero es mucho más que un lugar donde almacenamos nuestros archivos. La nube es una integración y conexión de servicios de forma adaptada e inteligente. En este artículo exploraremos las opciones en cuanto al trabajo colaborativo.


La colaboración entre miembros de un equipo no es una problemática novedosa. Si bien muchas de las prácticas de administración de proyectos tienden a mejorar la forma en la que controlamos la documentación y el proceso de versionamiento, la realidad dice que siempre ha sido una barrera técnica.

Para poder superarla, se aplican ciertas soluciones que han surgido con las tecnologías de la computación en la nube. Pero realmente ¿de qué se trata esta práctica?

La computación en la nube

Es un paradigma y una práctica computacional que implica llevar la mayor cantidad de procesos de cómputo a dispositivos que se encuentran de forma remota, generalmente provistos por un proveedor de servicios como hosting cloud. Estos ordenadores pueden realizar las mismas tareas que el nuestro o incluso mejores, ya que disponen de mejor potencia y rendimiento.

De esta forma, ha surgido el denominado software como un servicio (SaaS por sus siglas en inglés) el cual promete una mejora en el acceso a la información y facilidad de uso junto a velocidad de puesta en marcha. La eficacia y productividad laboral se incrementa al no tener que instalar software de forma local, mientras que los costos disminuyen al no tener que involucrar extensos equipos y personal IT.

Software como un servicio:

De esta forma, se puede acceder a miles de aplicaciones a través del navegador, algunas de forma gratuita y otras de pago según el plan y la suscripción correspondiente. Muchas de ellas conocidas por aquellos que desean saber cómo hacer un blog personal (WordPress y otros CMS). Los servicios y aplicaciones se dan en variados campos, pero uno de los más desarrollados es el campo ofimático, donde los documentos, presentaciones y hojas de cálculo tienen su lugar.

Edición en línea:

La premisa de estos sistemas en la nube es poder brindar un espacio para almacenar los archivos compartidos con el equipo y poder editarlos conjuntamente a través del navegador. Sistemas como estos pueden darse en varias modalidades como:

  • Software en la nube complementario:

Se trata de un sistema paralelo que surge como una copia de uno principal, pero en la nube. El ejemplo perfecto de esto es Office Online de parte de Microsoft, el cual se complementa y sincroniza con su servicio de almacenamiento y edición colaborativa.

  • Software en la nube principal:

Es un sistema o plataforma que no tiene equivalente local, sino que se ejecuta completamente en la nube.

  • Software en la nube privada:

Se trata de un sistema que se ejecuta desde el navegador, ya sea a través de internet o en una red local, pero que permite la gestión de documentos y archivos del equipo de trabajo con un mayor control del servicio y el almacenamiento de estos. Estas plataformas deben instalarse y configurarse en un servidor por lo que requiere mayor dedicación y conocimientos técnicos, pero permite a la organización controlar todos los aspectos de esta práctica.

A continuación, exploraremos algunos de los sistemas que nos permiten llevar a cabo estas prácticas:

#1: Microsoft Office Online + OneDrive:

La combinación del servicio de almacenamiento OneDrive con el software en línea para crear y editar documentos. Este servicio te brinda una cuenta gratuita centralizada a través de la cuenta Microsoft que integra todos sus servicios, incluyendo el servicio de correo electrónico Outlook.

En su plan gratuito, dispones de 5GB de almacenamiento para sincronizar y crear documentos que luego puedes compartir de forma sencilla a través de un mensaje de correo electrónico o un enlace. Dispones de dos tipos de permisos a otorgar, el permiso de visualización que es de solo lectura, y de edición para hacer cambios y modificaciones.

Los tipos de archivos que puedes crear y editar en esta nube son:

  • Documento de Word.
  • Libro de Excel.
  • Presentación de PowerPoint.
  • Bloc de notas de OneNote.
  • Encuesta de Excel.
  • Documento de texto sin formato.

Además, se integra con otros servicios del proveedor. El más reciente es Microsoft Teams con el cual, puedes gestionar todos los aspectos de tu equipo y mejorar la comunicación a través de servicios como: chats, videollamadas, archivos y aplicaciones en un espacio compartido.

#2: Google Drive + Documentos de Google:

Esta combinación es la competencia directa del tradicional proveedor de software de oficina. Ha sido tan popular que es adoptado ampliamente a pesar de no tener un software de escritorio que lo respalde.

Este tipo de servicio se ejecuta completamente en la nube por lo que no tienes que instalar nada de forma local, entonces podrás acceder desde cualquier lugar incluso dispositivos móviles, aunque solo con conexión a internet.

Los tipos de archivos que puedes crear y editar en esta nube son:

  • Documento de Google.
  • Hojas de cálculo de Google.
  • Presentaciones de Google.
  • Formularios de Google.
  • Dibujos de Google.
  • Google Jamboard (Pizarra interactiva)
  • Google Sites (Páginas web)

Como puedes observar, muchos de los archivos son equivalentes a los de Microsoft, incluso tienen compatibilidad con estos para que los puedas importar. El sistema de permisos funciona de forma similar al del competidor y su plan gratuito te brinda 15 GB de almacenamiento.

#3: Pydio:

Un sistema gestor de archivos instalable en tu propio servidor con el que podrás administrar dónde y cómo se almacenan estos. También serás responsable de la seguridad, mantenimiento, instalación de actualizaciones y cualquier otra tarea relacionada.

Esta clase de sistemas se ha vuelto muy popular desde los escándalos de robo de información a usuarios en servidores de terceros, por lo que, si tu información es muy importante para tu empresa o equipo, estarás más que dispuesto a invertir tiempo en estas plataformas.

En conclusión, la nube no solo brinda un espacio para que la colaboración sea técnicamente posible, sino que también brinda una facilidad de uso, administración y colaboración en tiempo real. Los usuarios son capaces de editar un mismo archivo simultáneamente con los demás miembros del equipo, y donde los cambios aparecen en un historial de versión que elimina la necesidad de numerosas copias y distribución de estas por correo electrónico.

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